Georgette Cruz Zetina
El Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia (Hermes) es un sistema desarrollado por la Dirección de Desarrollo Informático de Apoyo Académico, adscrita a la Dirección General de Tecnología de Información, con la finalidad de sistematizar las gestiones administrativas al interior de la Universidad Veracruzana, de tal manera que se agilice el envío y atención de solicitudes.
Asimismo, Hermes permite reducir gastos administrativos al disminuir el uso de papel, tinta de impresión, energía eléctrica, envío entre las regiones y uso de espacio físico para archivo.
Por la gran difusión que se ha realizado en colaboración con diferentes dependencias y la Coordinación Universitaria para la Sustentabilidad, ha habido un crecimiento importante de las áreas de trabajo que utilizan Hermes, principalmente en la región Xalapa.
El número total de usuarios registrados hasta el momento es de dos mil 319, ubicados en las distintas regiones. En la medida en que informen los cambios que se vayan presentando en cada área, se mantiene actualizada la información.
Entre las ventajas que ofrece Hermes destacan: no hay límite de almacenamiento, se pueden organizar los oficios en carpetas por área, año, destinatario, etcétera, lo cual permite tener acceso al historial en el momento que se requiera.
Al recibir un oficio en el sistema, es factible recibir también una notificación al correo electrónico, lo cual induce a cada usuario a ingresar a Hermes para conocer el contenido del documento recibido y darle el seguimiento correspondiente.
Cada oficio cuenta con un folio asignado de manera automática, el cual es la clave para dar seguimiento a éste. Asimismo, se establecieron indicadores para definir el estatus en que se encuentra cada documento, los cuales son: atendidos en tiempo, atendidos fuera de tiempo, vencidos sin respuesta, no requiere respuesta, fecha compromiso cerca y esperando atención. También podrán ser marcados como urgentes o normales, lo cual permitirá definir la prioridad para atenderlos.
Hermes dispone de un apartado de datos estadísticos desde el cual podemos consultar la cantidad de oficios recibidos y enviados de acuerdo a cada indicador, además de revisar el listado con la información de todos los oficios que se encuentren en dicho estatus.
El mismo sistema tiene la opción de incorporar oficios externos que se hayan recibido de manera directa o en papel. Esta opción ayudará a generar un seguimiento interno de la solicitud recibida.
En algunas dependencias se ha establecido el uso del sistema como único medio para recibir solicitudes internas, impulsando el uso del mismo, con la finalidad de mejorar su desempeño departamental. Por este motivo, se sigue extendiendo la invitación a las áreas que aún no lo usan para que se apoyen con esta herramienta y confirmen los resultados favorables, no únicamente en sus áreas sino integralmente en toda la institución.
La dirección de Internet donde puede ingresar al sistema Hermes es: https://sapp.uv.mx/hermes. Si desea solicitar su acceso, podrá encontrar información de contacto en la página principal.