En el contexto de la Educación Superior, Google Drive y Google Docs son dos herramientas que resultan de gran utilidad para colaborar en la nube. Con ambas se puede prescindir tanto del uso de una memoria externa, como de la instalación de programas de productividad en el equipo de cómputo, ya que información y programas se almacenan en un servidor en Internet –o la nube– facilitando dos tareas por demás importantes en este contexto: el intercambio de archivos y la colaboración al elaborar documentos.
Para ingresar al Drive, en la parte superior derecha de la página de inicio de Gmail, se puede ver el icono de las aplicaciones de Google en donde se encuentran las funciones de unidad de almacenamiento y de la aplicación para la elaboración de nuevos documentos de oficina. Note que para poder acceder a ambos recursos, es necesario tener una cuenta de Gmail, una computadora con acceso a Internet y un navegador.
Almacenamiento compartido de archivos
Al crear una cuenta de Gmail, Google –al momento de escribir este texto– nos proporciona un plan de 15Gb de espacio de almacenamiento gratuito en la nube, lo cual es suficiente para el trabajo con documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, sin embargo, en caso de necesitar mayor espacio se pueden contratar planes anuales. Sin embargo, antes de hacerlo es recomendable hacer un uso ordenado de la unidad, borrando los archivos que no se estén ocupando, y descargando los que ya no se van a compartir.
Los archivos almacenados en Google Drive, pueden ser compartidos con colegas y estudiantes tengan o no una cuenta de Gmail. Para hacerlo se deberán configurar los permisos de acceso (organizar, agregar, editar o solamente visualizar) de la carpeta o del archivo; copiar la liga; y hacerla llegar a los colegas con quienes se compartirán los objetos.
Dependiendo de su disciplina académica, el profesor universitario podrá almacenar archivos de tipos y propósitos variados tales como:
- Carpetas compartidas en las que los asistentes a una visita de campo puedan subir fotografías e imágenes,
- Carpetas para que los estudiantes entreguen sus ensayos y proyectos, o
- Documentos comunes, como convocatorias o lineamientos para que colegas o estudiantes descarguen o lean en línea.
Elaboración colaborativa de documentos de texto
La elaboración de documentos de oficina es una tarea central en la universidad. Académicos y estudiantes elaboran presentaciones, tablas, hojas de cálculo, proyectos, ensayos, artículos, tareas, tesis, revisan convocatorias y llenan formatos; y en muchos casos la colaboración para su elaboración es medular. Esto –y el acceso permanente a archivos– puede ser resuelto con la suite de productividad –procesador de palabras, hoja de cálculo y administrador de presentaciones– de Google, que facilita el trabajo colaborativo en la nube tomando como base a la integridad de la información y a la compatibilidad de formatos con programas de oficina como los de OpenOffice, LibreOffice y Microsoft Office.
La interfaz de trabajo de Google Docs es similar a la de los programas de oficina locales. Cuenta con botones de formato de texto –para el uso de negritas, sangrado, selección de fuente, cambio de color del fondo, uso de viñetas, ordenamiento por columnas, inserción de tablas, imágenes, comentarios o fórmulas– y menús del entorno –como archivo, edición, ver, insertar, formato, herramientas, tabla, ayuda– ubicados en una serie de barras sobre el prominente espacio de trabajo colaborativo.
A diferencia de los programas de productividad locales, Google Docs tiene dos ventajas principales que pueden resultar de gran utilidad para los actores universitarios. Una, es el guardado constante y automático del documento; y la otra, es el control de privilegios de acceso por parte del administrador –o dueño del documento–; lo que permite la construcción de sesiones de trabajo despreocupadas sobre el tema de la integridad del documento y un mejor control sobre las participaciones de los colaboradores que pueden ser sólo lectura, comentarios al documento, o escritura.
La entrega de tareas vía correo electrónico o a través de una memoria externa puede tener una serie de inconvenientes que se reducen al utilizar un servicio de elaboración colaborativa de documentos en la nube. El problema de la inconsistencia de la información generada al trabajar con múltiples versiones de un documento se reduce notoriamente con este sistema de trabajo. En el cómputo local, la versión articulo_final.doc, la versión articulo_final_final.doc, y la versión articulo_final_final2.doc pueden llegar a causar confusión e inconsistencias en los avances y revisiones tanto en el autor del documento como en los revisores. Al crear y compartir un documento único en la nube, esto se puede reducir notablemente, ya que:
- Google Docs guarda la historia del documento, y por lo tanto se pueden revisar los cambios realizados en días específicos y por personas específicas.
- Google Docs permite diferenciar los privilegios de acceso al documento para que participantes específicos (mediante el uso de su correo electrónico) o cualquier persona que obtenga el vínculo al documento puedan editar, comentar o solamente ver el trabajo.
- Google Docs facilita la interacción entre colegas durante el trabajo colaborativo tanto de forma asíncrona mediante comentarios como de forma sincrónica a través del chat.
- Google Docs permite la asignación de tareas dentro de los comentarios en el trabajo colaborativo dependiendo el tipo de contenido del archivo.
- Los colaboradores pueden hacer sugerencias al propietario del documento al margen del texto sin que la versión original se modifique hasta que el propietario lo apruebe.
Finalmente es importante hacer notar que Google Docs, también permite el trabajo sin conexión a Internet, por lo que el acceso a la aplicación de productividad y al documento de trabajo es permanente a través del navegador, pero al trabajar fuera de la red, los problemas de integridad de la información emergen poniendo en riesgo los avances realizados por dos o más colaboradores en las versiones locales del documento de trabajo.
Para citar este texto
Ramírez Martinell, A. (7 de Junio de 2017). Colaboración académica en la nube. [Entrada en un blog]. Blog institucional de Alberto Ramírez Martinell. Recuperado de https://www.uv.mx/personal/albramirez/2017/06/07/googledocs/
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