¡Te apoyamos a organizar tus actividades académicas!
La Organización de Eventos Académicos tiene como propósito apoyar a las y los docentes, estudiantes y personal universitario en la planeación, logística y difusión de sus actividades académicas, facilitando trámites, gestión de espacios, materiales, difusión y documentación.
Nuestro objetivo es brindarte acompañamiento y facilitar la organización de tus actividades, ayudando a sistematizarlas, coordinarlas y darles mayor visibilidad.
¿Qué tipo de apoyo brindamos?
- Asesoría para organizar tu evento
- Gestión de espacios físicos o virtuales (auditorios, aulas híbridas, etc.)
- Elaboración y envío de constancias
- Difusión en redes sociales y página web
- Archivo y sistematización para reportes institucionales (listas, carteles, fotos, etc.)
Puedes elegir realizar el evento con o sin acompañamiento directo de esta organización. Si prefieres hacerlo por tu cuenta, también puedes llenar el formato de reporte por ti mismo.
¿Cuándo y cómo registrar un evento?
Si el evento requiere recursos institucionales (como viáticos, uso de espacios físicos o apoyo logístico), es importante considerar los tiempos necesarios para cumplir con los procesos administrativos establecidos. Por ello, sugerimos hacer la solicitud con la siguiente anticipación:
- Con invitados nacionales: Preferentemente con al menos 4 semanas de anticipación.
- Con invitados internacionales: Preferentemente con al menos 12 semanas de anticipación.
Importante: La gestión de estos apoyos está sujeta a la fecha en que el evento sea solicitado. No se garantiza su aprobación si la solicitud no se realiza con el tiempo suficiente para completar los trámites administrativos requeridos.
Formatos disponibles
- Formato de Solicitud de Evento.- Para solicitar acompañamiento en la organización y apoyo institucional.
Descargar Formato Solicitud Evento (.docx) - Formato de Reporte de Evento Académico.- Para documentar tu evento una vez realizado.
Descargar Reporte de Evento Académico (.docx) - Formato Complementario de Viáticos.- Se llena solo si se marcan viáticos en la solicitud
Descargar Formato Complementario de Viáticos (.docx) - Formato Complementario de Constancias.- Se llena solo si se solicitan constancias para participantes o ponentes
Descargar Formato Complementario de Constancias (.docx)
¿Tienes dudas o necesitas ayuda?
¡Contáctanos!
Mtra. Rosy Wendoli Carrillo Ovando – roscarrillo@uv.mx
Recuerda:
- No es obligatorio solicitar intermediación
- La sistematización ayuda a visibilizar y respaldar el trabajo académico de la comunidad.
¡Queremos que cuentes con nosotros para que tu evento sea un éxito!
