Universidad Veracruzana

El administrador o encargado administrativo, resguardante y/o usuario de un bien mueble de cada Unidad Responsable, cuando identifique una diferencia en los datos del bien físico como: marca, modelo, serie y/o descripción contra la información contenida en el CFDI o lo registrado en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales (SPRFM), debe notificar al titular, quien notifica a la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles (DCBMeI) o la Secretaría de Administración y Finanzas Regional (SAFR) según corresponda, conforme a los casos siguientes:

1. Error del registro de datos del bien en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales

2. Diferencia en datos del bien mueble recibido contra la factura

3. Datos no incluidos en la factura

4. Actualización de datos de un bien mueble por cobro de garantía

5. Registro extemporáneo o actualización del número de SINIIGA del activo biológico

1. Error del registro de datos del bien en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales:

Este error ocurre cuando un dato (marca, modelo, serie y/o descripción) descrito en el bien físico y en la factura coincide, sin embargo, se encuentra registrado en el Subsistema de manera errónea o diferente, debe realizar lo siguiente:

1.1. El titular de la Unidad Responsable debe solicitar a la DCBMeI o a la SAFR según corresponda, a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES, la actualización del dato del bien mueble, conforme a los siguientes:

N°	N° de activo	Descripción	Fecha de alta	Dato incorrecto (marca, modelo, serie y/o descripción)	Dato correcto (marca, modelo, serie y/o descripción )

En caso de que se trate de más de cinco bienes a actualizar, debe elaborar un listado en hoja membretada de la unidad responsable y adjuntarlo como anexo a la solicitud.

Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante, seguido del asunto clave siguiente: “Actualización de datos”.

1.2 La solicitud de actualización de dato de un bien mueble, debe incluir una “Ficha de evidencia fotográfica” (ABS-CB-F-08) en formato PDF, considerando lo siguiente:

• Realizar una “Ficha de evidencia fotográfica” por cada bien.
• Las fotografías que se adjunten deben ser claras y legibles.
• Fotografía del bien completo (para validación de sus características).
• Fotografía del número de serie del bien (en casos aplicables).

Nota: Foto del bien, no de la caja o empaque.

• Fotografía donde se visualice la marca (en casos aplicables).
• Fotografía donde se visualice el modelo (en casos aplicables).

Nota: Si en el bien no se visualiza la serie o modelo, por desgaste o un caso distinto, debe especificarlo en su solicitud, para considerar la información en la evidencia enviada.

• La “Ficha de evidencia fotográfica” debe convertirla de formato Excel a formato PDF.

No es necesario imprimir la ficha y escanearla, ya que la nitidez de las fotos se pierde, y no es posible leer la información.

Una vez recibida la solicitud de actualización de datos mencionados anteriormente, la DCBMeI o la SAFR según corresponda, realiza el análisis de la información recibida e informa:

a) Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación procede la actualización de datos en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales, solicitándole validar a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01) y notificar si la actualización se realizó satisfactoriamente.
b) No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación no procede la actualización de datos en Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.

2. Diferencia en datos del bien mueble recibido contra la factura:

Esta inconsistencia ocurre cuando un dato (marca, modelo, serie y/o descripción) del bien mueble entregado por el proveedor no concuerda con la información de la factura, debe realizar lo siguiente:

2.1 El titular de la Unidad Responsable debe solicitar al proveedor un oficio aclaratorio en hoja membretada y con firma autógrafa, mencionando la corrección de la información del bien que fue entregado físicamente.

Nota 1: Si la inconsistencia se detecta posterior a un año de entregado el bien por parte del proveedor, debe elaborar una acta de administrativa simple (ABS-CB-F-03) mencionando “que el bien que se está presentando es el mismo que fue adquirido por la Universidad Veracruzana, sin embargo no fue correctamente validada la información al momento de la recepción, generando un error entre los datos registrados en el subsistema con los datos del bien recibido”.

Asimismo, debe especificar en el acta administrativa los datos que tiene físicamente el bien y los datos que deben ser actualizados en el Subsistema, para lo cual puede incluir una tabla como la siguiente:

N°	N° de activo	Descripción	Fecha de alta	Dato incorrecto (marca, modelo, serie y/o descripción)	Dato correcto (marca, modelo, serie y/o descripción)

2.2 El titular de la Unidad Responsable debe solicitar a la DCBMeI o a la SAFR según corresponda, a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES, la actualización de la información del bien mueble, conforme a lo siguiente:

N°	N° de activo	Descripción	Fecha de alta	Dato incorrecto (marca, modelo, serie y/o descripción)	Dato correcto (marca, modelo, serie y/o descripción)

En caso de que se trate de más de cinco bienes a actualizar, debe elaborar un listado en hoja membretada de la unidad responsable y adjuntarlo como anexo a la solicitud.

Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante, seguido del asunto clave siguiente: “Actualización de datos”.

2.3 La solicitud de actualización del dato de un bien mueble, debe incluir:

a) Oficio aclaratorio del proveedor o acta administrativa simple.

b) Ficha de evidencia fotográfica (ABS-CB-F-08), considerando lo siguiente:

• Realizar una “Ficha de evidencia fotográfica” por bien.
• Las fotografías que se adjunten deben ser claras y legibles.
• Fotografía del bien completo (para validación de sus características).
• Fotografía del número de serie del bien (en casos aplicables).

Nota: Foto del bien, no de la caja o empaque.

• Fotografía donde se visualice la marca (en casos aplicables).
• Fotografía donde se visualice el modelo (en casos aplicables).

Nota: Si en el bien no se visualiza la serie o modelo, por desgaste o un caso distinto, debe especificarlo en su solicitud, para considerar la información en la evidencia enviada.

• La “Ficha de evidencia fotográfica” debe convertirla de formato Excel a formato PDF.

No es necesario imprimir la ficha y escanearla, ya que la nitidez de las fotos se pierde, y no es posible leer la información.

Una vez recibida la solicitud de actualización de datos mencionados anteriormente, la DCBMeI o la SAFR según corresponda, realiza el análisis de la información recibida e informa:

a) Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación procede la actualización de datos en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales, solicitándole validar a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01) y notificar si la actualización se realizó satisfactoriamente.
b) No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación no procede la actualización de datos en Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.

3. Datos no incluidos en la factura: 

Esta inconsistencia ocurre cuando un dato (marca, modelo y/o serie) del bien mueble entregado por el proveedor, no se encuentra descrito en la factura y sí en el bien físico, en este caso, debe realizar lo siguiente:

3.1 El titular de la Unidad Responsable debe solicitar a la DCBMeI o a la SAFR según corresponda, a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES, la actualización de la información del bien mueble, conforme a lo siguiente:

N°	N° de activo	Descripción	Fecha de alta	Agregar dato (marca, modelo, serie y/o descripción)

En caso de que se trate de más de cinco bienes a actualizar, debe elaborar un listado en hoja membretada de la unidad responsable y adjuntarlo como anexo a la solicitud.

Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante, seguido del asunto clave siguiente: “Actualización de datos”.

3.2 La solicitud de actualización del dato de un bien mueble, debe incluir:

a. Ficha de evidencia fotográfica (ABS-CB-F-08), considerando lo siguiente:

• Realizar una “Ficha de evidencia fotográfica” por bien.
• Las fotografías que se adjunten deben ser claras y legibles.
• Fotografía del bien completo (para validación de sus características).
• Fotografía del número de serie del bien (en casos aplicables).

Nota: Foto del bien, no de la caja o empaque.

• Fotografía donde se visualice la marca (en casos aplicables).
• Fotografía donde se visualice el modelo (en casos aplicables).

Nota: Si en el bien no se visualiza la serie o modelo, por desgaste o un caso distinto, debe especificarlo en su solicitud, para considerar la información en la evidencia enviada.

• La “Ficha de evidencia fotográfica” debe convertirla de formato Excel a formato PDF.

No es necesario imprimir la ficha y escanearla, ya que la nitidez de las fotos se pierde, y no es posible leer la información.

Una vez recibida la solicitud de actualización de datos mencionados anteriormente, la DCBMeI o la SAFR según corresponda, realiza el análisis de la información recibida e informa:

a) Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación procede la actualización de datos en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales, solicitándole validar a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01) y notificar si la actualización se realizó satisfactoriamente.
b) No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación no procede la actualización de datos en Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.

4. Actualización de datos de un bien mueble por cobro de garantía:

Esta actualización de datos ocurre cuando el bien mueble presenta fallas y es reemplazado por otro bien por parte del proveedor, haciendo uso del cobro de la garantía, debe realizar lo siguiente:

4.1 El titular de la Unidad Responsable debe solicitar al proveedor un oficio aclaratorio en hoja membretada y con firma autógrafa, mencionando que se llevó a cabo el cambio del bien mueble por el cobro de la garantía correspondiente, describiendo las causas de cambio y las características del bien: marca, modelo y número de serie, tanto del bien que presentó fallas como las del bien mueble nuevo.

4.2 El titular de la Unidad Responsable debe solicitar a la DCBMeI o a la SAFR según corresponda, a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES, la actualización de la información del bien mueble por cobro de garantía, conforme a lo siguiente:

N°	N° de activo	Descripción	Fecha de alta	Datos del bien con fallas	Datos del bien mueble nuevo
				Descripción del bien, marca, modelo y/o serie.	Descripción del bien, marca, modelo y/o serie.

En caso de que se trate de más de cinco bienes a actualizar, debe elaborar un listado en hoja membretada de la unidad responsable y adjuntarlo como anexo a la solicitud.

Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante, seguido del asunto clave siguiente: “Cobro de garantía”.

4.3 La solicitud de actualización de datos del bien mueble por cobro de garantía, debe incluir:

a) Oficio aclaratorio emitido por el proveedor.

b) Ficha de evidencia fotográfica (ABS-CB-F-08) del bien nuevo, considerando lo siguiente:

• Realizar una “Ficha de evidencia fotográfica” por bien, en formato PDF.
• Las fotografías que se adjunten deben ser claras y legibles.
• Fotografía del bien completo (para validación de sus características).
• Fotografía del número de serie del bien (en casos aplicables).

Nota: Foto del bien, no de la caja o empaque.

• Fotografía donde se visualice la marca (en casos aplicables).
• Fotografía donde se visualice el modelo (en casos aplicables).

Nota: Si en el bien mueble no se visualiza el número de serie o modelo, debe especificarlo en la solicitud, para considerar la información en la evidencia enviada.

• La “Ficha de evidencia fotográfica” debe convertirla de formato Excel a formato PDF.

No es necesario imprimir la ficha y escanearla, ya que la nitidez de las fotos se pierde, y no es posible leer la información.

Una vez recibida la solicitud de actualización de datos mencionados anteriormente, la DCBMeI o la SAFR según corresponda, realiza el análisis de la información recibida e informa:

a) Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación procede la actualización de datos en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales, solicitándole validar a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01) y notificar si la actualización se realizó satisfactoriamente.
b) No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación no procede la actualización de datos en Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.

5. Registro extemporáneo o actualización del número de SINIIGA del activo biológico:

El SINIIGA es una numeración única, permanente e irrepetible, para la identificación del activo biológico mediante aretes. El registro de los números SINIIGA se deben incluir en la Solicitud del alta del activo biológico, al no incluirlo, lo debe solicitar de manera extemporánea o por el extravío del arete identificador.

• El titular de la Unidad Responsable debe solicitar a la DCBMeI o a la SAFR según corresponda, a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES, el registro extemporáneo o actualización por extravío del arete el número de SINIIGA del activo biológico, conforme a lo siguiente:
  

  N°	N° de activo	Descripción	Fecha de alta	No. de SIINIGA registrado	No. de SIINIGA a registrar o nuevo
  				Para casos aplicables

  En caso de que se trate de más de cinco activos a actualizar, debe elaborar un listado en hoja membretada de la unidad responsable y adjuntarlo como anexo a la solicitud.

  Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante, seguido del asunto clave siguiente: “Actualización de datos”.

   

  Una vez recibida la solicitud de actualización de datos mencionados anteriormente, la DCBMeI o la SAFR según corresponda, realiza el análisis de la información recibida e informa:

  a) Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación procede la actualización de datos en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales, solicitándole validar a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01) y notificar si la actualización se realizó satisfactoriamente.
  b) No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación no procede la actualización de datos en Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.

Descripción	Clave formato	Instructivo
Acta administrativa simple	ABS-CB-F-03   (Versión PDF)
Ficha de evidencia fotográfica	ABS-CB-F-08	Instructivo de llenado
Reglamento para el Control de Bienes Muebles e Inmuebles

 

Para el seguimiento y/o aclaraciones sobre la «Actualización de datos de bienes muebles», debe contactar  al analista:

Mtra. Luz Adriana Zacarias García

Analista del Departamento de Registro y Actualización de Bienes

Correo electrónico: azacarias@uv.mx

Teléfono: 228 842 1700

Extensión: 11282