Universidad Veracruzana

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POLÍTICAS GENERALES SOBRE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

1. Es responsabilidad directa de los titulares de las entidades académicas y dependencias, la veracidad de los datos que se incluyan en la documentación comprobatoria de las erogaciones que realicen con cargo a las partidas autorizadas en el presupuesto y que ésta reúna los requisitos fiscales y de forma.
2. En caso de que se presente documentación que no reúna los requisitos establecidos, se devolverá los documentos improcedentes.

PARTICULARES 

• El formato de pago directo a proveedores deberá contener la firma autógrafa del titular de la entidad académica o dependencia. Es requisito indispensable contar con cuenta bancaria si el beneficiario es proveedor.  
• Para el trámite de pago en moneda extranjera (dólares canadienses (CAD), euros (EUR), libras (GBP), etc.) se deberá convertir a dólares americanos (USD) el monto requerido.  
• Tratándose de Cuotas deben anexar el Estado de Cuenta firmado por la Dirección de Nóminas y estar debidamente certificado por la Dirección de Contabilidad. Deben además anexar el recibo del Sindicato, Asociación o Institución que realiza el trámite. 

1. Tratándose de Impuestos, únicamente se reciben originales de Solicitud Afectación Presupuestal/Orden de Pago firmados por las autoridades involucradas; ya que la documentación original soporte es responsabilidad de las entidades académicas y dependencias tramitadoras.
2. Tratándose de Becas Brigadas Universitarias, deben anexar como documentación soporte la relación de becarios en original. 

• Actividades Académicas

1. Los eventos por los que se incurra en estos gastos, deben ser congruentes con las actividades y objetivos de la entidad académica o dependencia.

•  7134 Prácticas de Campo y 7135 Asistencia de Estudiantes a Congresos

1. Cuando se afecten las partidas prácticas de campo y asistencia de estudiantes a congresos, presentar relación de los alumnos que asistirán, incluyendo: fecha de elaboración, número de matrícula, nombre, firma y monto asignado por alumno, nombre y firma del maestro responsable y el visto bueno del Director de la Entidad Académica.

• Cuando se requiera arrendar equipo de transporte, el trámite debe realizarse en Xalapa, a través del Departamento de Servicios Generales y en las demás regiones, a través de la Secretaría de Administración y Finanzas Regional  que corresponda.

• Derechos, Impuestos y Seguros

1. Para la comprobación por el pago de Registro de Títulos y hologramas, se realizará mediante fotocopia de las fichas de depósito con firma y sello de la dependencia; los originales quedarán en poder de la dependencia para su presentación ante la SEP.

•  Requisitos Fiscales 

1. Los documentos deben ser originales (con excepción de las notas que expiden los establecimientos que se encuentran en el régimen de pequeños contribuyentes, que deberán ser copias Art. 139 Frac. V Ley ISR). Expedidos expresamente a nombre de la Universidad Veracruzana, con RFC: UVE450101FM9.
2. Las facturas deberán especificar claramente los bienes adquiridos o servicios contratados. (Art.29-A Frac. V)
3. Los documentos que provengan de negocios que estén bajo el régimen de pequeños contribuyentes, tales como Ticket o tiras de máquinas registradoras aprobadas ante la SHCP, se aceptarán para comprobación de pago, hasta por un monto de $100.00, así como copias de notas de venta que reúnan los requisitos fiscales, establecidos en las fracciones I, II, III del Art. 29-A del CFF.
4. Por motivo de la declaración de IVA Acreditado, la documentación comprobatoria tendrá una vigencia máxima de 60 días posteriores a la fecha de emisión del comprobante. 
5. El pago de honorarios y arrendamiento a personas físicas está sujeto a retención del 10% por concepto de ISR. En el caso de honorarios a personas físicas que radiquen en el extranjero y que presten su servicio en territorio nacional, se les retendrá el ISR sobre el importe convenido, de conformidad con lo señalado en el artículo 183 de la Ley del ISR, debiendo presentar recibo foliado con todos los datos del prestador de servicios. 
6. Que la fecha de expedición de la factura o nota corresponda al ejercicio fiscal vigente.
7. No fraccionar la compra

•   Requisitos de Forma

1. Si el comprobante del gasto presenta los requisitos fiscales al reverso, pegar el documento dejándolos visibles.
2.  Para aquellos comprobantes que se emitan en tickets térmicos, se deberá fotocopiar el comprobante e incluir el original y la copia en el documento a comprobar.
3.  Los formatos en los que se realizan los tramites, se deben presentar debidamente requisitados  y sin tachaduras y enmendaduras.
4.  Los boletos de transportación podrán ser expedidos a nombre del empleado.
5.  Por excepción, sólo una vez se podrán aceptar recibos para el pago de honorarios profesionales en formato Pro forma y foliado, con el IVA y retención del 10% por concepto del ISR
6.  Tratándose de Programas PIFI los formatos debe contener el visto bueno del Responsable de la Operación ó Proyecto, Director del Área y de la Dirección de Planeación Institucional.