Objetivo:
Establecer las actividades y criterios uniformes para solicitar el registro de alta de bienes muebles recibidos en donación a favor de la Universidad Veracruzana.
Actividades
1. El titular de la Unidad Responsable, que pretenda recibir bienes en donación, debe validar y considerar lo siguiente:
a) Legal procedencia del bien,
b) utilidad y
c) funcionalidad
La información anterior debe plasmarse en el acta administrativa o contrato de donación que se elabore.
2. Envía a la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles o a la Secretaría de Administración y Finanzas Regional, según corresponda, la documentación de manera física por oficio y a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES para su validación y posteriormente los documentos originales siguientes:
a. Autorización de donación de la Secretaría de Administración y Finanzas.
b. Acta administrativa por la recepción de donativos en especie (ABS-CB-F-02), por donaciones de bienes que no exceden el monto equivalente a 2,500 UMA´s o Contrato de Donación firmado por el Abogado General, por donaciones que excedan el monto equivalente a 2,500 UMA´s.
En el acta administrativa o contrato de donación, según corresponda, debe especificar la información siguiente:
| Descripción del bien | Marca | Modelo | serie | Importe a valor factura | N° de factura |
Para la obra plástica, además debe incluir:
- Carta de donación
- Dictamen técnico emitido por el titular del Instituto de Artes Plásticas.
- Formato requisitado “Ficha de alta de obra plástica” (ABS-CB-F-06).
- Fotografías digitales claras y legibles de la obra plástica, completa de la parte frontal, reverso, firma, título, fecha o donde se aprecie otro dato de la misma, en formato JPG de 7.4 cm. de alto, 285 pixeles por 9.5 cm. de ancho, 360 pixeles.
Las Secretarías de Administración y Finanzas Regionales, serán responsables de salvaguardar la documentación original y digital resultantes del proceso.
Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante seguido del asunto clave siguiente: “Registro de donativos”
c. Factura de los bienes a favor o endosada a la Universidad Veracruzana.
En caso de que el donante no cuente con la factura original o CFDI que ampare la propiedad del bien y se pueda identificar su importe, o que por cuestiones contables no pueda entregarla a la Institución, en el cuerpo del acta administrativa, el donante debe manifestar bajo protesta de decir verdad, que es propietario del bien y que no ha tenido beneficio fiscal alguno.
Para determinar el valor estimado del bien, el titular de la Unidad Responsable debe solicitar un avalúo comercial a través del sistema HERMES a la DCBMeI o a la SAFR según corresponda, indicando la información siguiente:
| Descripción del bien | Marca | Modelo | N° de serie | Estado del bien |
- Una vez recibida la información, la DCBMeI realiza el análisis de la información recibida e informa:
a. Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable que una vez revisada la documentación procede el registro de los bienes muebles recibidos en donación.
b. No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la documentación enviada no procede el registro de los bienes muebles recibidos en donación y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.
- Si es procedente, el titular y administrador recibe reporte de inventario de los bienes registrados y clave de la operación del Movimiento de mercancía interna, como soporte para gestionar ante la Dirección de Ingresos el CFDI correspondiente, considerando en el concepto la información siguiente:
| N° de activo | Descripción | Importe |
Una vez recibido el CFDI la Unidad Responsable debe enviarlo a la DCBMeI o a la SAF Regional, según corresponda, para concluir el registro del bien.
5. Se notifica al titular y administrador que el bien mueble recibido en donación fue registrado en su inventario, solicitándole validar a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01) y notificar si el registro del bien mueble recibido en donación se realizó satisfactoriamente.
Contacto
Para el seguimiento y/o aclaraciones sobre la «Solicitud de alta de bienes donados», debe contactar al analista:
L.C. Osiel Onegi Velasco Campos
Analista del Departamento de Registro y Actualización de Bienes
Correo electrónico: ovelasco@uv.mx
Teléfono: 228 842 1700
Extensión: 11282
Para mayor información, debe consultar la Guía completa: Solicitud de alta de bienes donados ABS-CB-G-14
