El subsistema de Finanzas del SIIU integra información contable, presupuestal y financiera que permite a los directivos responsables de la administración tener datos estratégicos, los cuáles necesitan para la toma de decisiones oportuna.
Uno de sus principales objetivos es hacer eficientes los procesos de gestión administrativa y financiera (presupuesto, ejercicio presupuestal, contable, inventario, adquisición de bienes y servicios, cuentas por cobrar y pagar, entre otros) con la finalidad de brindar información confiable y oportuna para la evaluación y planeación requerida por los usuarios.
Su alcance llega a todo el personal de los distintos niveles (funcionarios, académicos y administrativos) de las entidades académicas y dependencias administrativas que intervienen y participan en las actividades relacionadas con los procesos de gestión administrativa financiera.
Está integrado por los siguientes componentes: libro mayor y operaciones financieras, compras y adquisiciones, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activo fijo, presupuesto; así como interfaces entre el Subsistema de Recursos Humanos y el de Estudiantes.
Descripción de los Componentes
El subsistema de Finanzas del SIIU contempla los siguientes componentes integrados:
Libro Mayor y Operaciones Financieras
El Libro Mayor es el principal elemento del subsistema de Finanzas. Es alimentado de manera automática por cada uno de os otros componentes que contiene el subsistema. Comprende la contabilidad de los fondos, el catálogo de cuentas y el mantenimiento y actualización de las tablas de la base de datos del sistema. A su vez, el subsistema controla adicionalmente al libro Mayor, el Diario y el de Compromisos, proporcionando grandes facilidades para la consulta de información financiera.
Los componentes principales del Libro Mayor incluyen las siguientes secciones:
- Control del catálogo de cuentas de todo el sistema.
- Códigos de catálogo de cuentas específicos y jerarquías.
- Seguimiento de las transacciones de la contabilidad por fondos.
Otra de las características de este componente es que permite pasar compromisos presupuestales que no se ejercieron de un año al siguiente y el registro de operaciones del año anterior en el año actual.
El componente de operaciones financieras contiene una serie de funciones que ayudan a administrar el subsistema de Finanzas del SIIU. Las funciones en este componente permiten especificar una selección de parámetros globales, así como definiciones de acceso, aprobaciones y seguridad, como las siguientes:
- Establecimiento de la seguridad en la base de datos.
- Establecimiento de perfiles de usuario.
- Seguridad de reglas y grupo de reglas.
- Seguridad de tipo de fondo, fondo y organización.
- Mantenimiento de tipos de documentos (requisiciones, facturas, compromisos presupuestales, entre otros) y números de secuencia de cada documento.
Compras y Abastecimiento
El componente de Compras y Abastecimiento permite: el procesamiento de solicitudes de insumos de manera centralizada y descentralizada, la funcionalidad de asignación automática de requisiciones a analistas de compras en función del tipo de artículo o de la dependencia solicitante, la consolidación de varias requisiciones en una sola orden de compra.
El procesamiento de órdenes de compra permite la asignación automática de datos ingresados desde la requisición, como instrucciones de embarque o destino. Este módulo también asiste en el control de requisiciones y recepción de mercancías.
Los cuatro procesos básicos son:
- Requisiciones de bienes y servicios.
- Órdenes de compra.
- Recepción de bienes.
- Contratos o acuerdos con proveedores y licitaciones.
En virtud de que la institución adopta la política de “justo a tiempo”, no tiene aplicación el inventario en los almacenes, ya que lo bienes requeridos son entregados en donde se necesitan directamente por el proveedor.
Cuentas por Pagar
El proceso de cuentas por pagar contribuye significativamente a la administración financiera de la Institución. Los pagos a tiempo de las facturas de los proveedores permiten saber exactamente en línea el flujo de efectivo, el incremento en las ganancias de las inversiones y el establecimiento de buenas relaciones con los proveedores.
El componente de cuentas por pagar permite la creación de facturas con cargo a órdenes de compras, comparando los montos, ordenado contra lo facturado y cancela de manera automática el compromiso presupuestal generado.
Presupuesto
El control presupuestal del sistema puede establecerse por tipo de fondos o por fondo en específico, es decir, para validar la disponibilidad presupuestal puede ser parametrizada dependiendo de las políticas de ejercicio del gasto y un requerimiento continuará con su trámite si cumple con este requisito. Así mismo, el presupuesto inicial gestionado en el Programa Operativo Anual, es registrado contable y presupuestalmente como parte de este componente.
Cuentas por cobrar
El componente de cuentas por cobrar comparte muchas de sus características con el subsistema de estudiantes o de control escolar. Cuentas por cobrar permite la creación de códigos de detalle para el registro de cargos y pagos del alumno, incluyendo la distribución contable apropiada para el registro de ingresos y del efectivo en bancos. Están disponibles en línea los estados de cuenta de un alumno para identificar sus cargos, pagos y saldo por cobrar.
La actividad del cajero de cuentas por cobrar permite los procedimientos de registro, cierre y conteo del efectivo cobrado. Así también, permite el cobro de transacciones misceláneas o conceptos de cobro que corresponden al personal de la institución o a egresados.
El componente de cuentas por cobrar tiene un control específico de los perfiles de cajero y supervisor para fines de seguridad en el manejo del efectivo y en general de la actividad de usuarios que originan cargos o pagos al estudiante. Así mismo, mediante el portal MiPago se generan líneas de captura asociadas a los conceptos de cobro, mediante los cuales los estudiantes y participantes de eventos de la institución pueden realizar pagos en la ventanilla bancaria o mediante pagos en líneas, registrando la información de los pagos como parte de este componente.
También conocido como la interfaz entre el subsistema de Estudiantes y Finanzas, ya que la información de pagos de alumnos es registrada en los libros de la contabilidad de dicho subsistema.
Activos Fijos
El módulo de activos fijos le permite establecer y mantener un registro de los activos fijos. Está integrado con los componentes de Cuentas por Pagar y Abastecimiento, permitiendo crear automáticamente registros de inventario con etiquetas temporales de control por cada equipo comprado. El procedimiento incluye una capitalización automática que trabaja en conjunto con el sistema del Valor del Activo Mínimo.
El módulo de activo permite asignar su propia etiqueta convirtiendo un registro de etiquetas temporales en un registro de etiqueta permanente.
Los ajustes financieros individuales pueden hacerse para una etiqueta permanente; esos ajustes son originados en el módulo de activos fijos y son sincronizados entre el Auxiliar del Libro Mayor de Activos Fijos y el Libro Mayor.
Este módulo también incluye transferencias, historia y reportes capaces de mantener un inventario exacto de la custodia y locación de los activos fijos y circulantes.
Relación con Recursos Humanos
El subsistema de Finanzas, tiene relación directa con el subsistema de Recursos Humanos, al registrar hacia los libros contables de Diario y Mayor los conceptos por pago de nómina y ayudas médicas o servicio médico financiado.
Esto se lleva a cabo mediante la interfaz dentro del subsistema de Finanzas en el cual interactúa la información proveniente de Recursos Humanos.
