Universidad Veracruzana

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SUBSISTEMA DE FINANZAS

 

El  subsistema de Finanzas del SIIU integra información contable, presupuestal  y financiera que permite a los directivos  responsables de la administración tener datos estratégicos, los cuáles  necesitan para la toma de decisiones oportuna.

Uno  de sus principales objetivos es hacer eficientes los procesos de gestión  administrativa y financiera (presupuesto, ejercicio presupuestal, contable,  inventario, adquisición de bienes y servicios, cuentas por cobrar y pagar,  entre otros) con la finalidad de brindar información confiable y oportuna para  la evaluación y planeación requerida por los usuarios.

Su  alcance llega a todo el personal de los distintos niveles (funcionarios,  académicos y administrativos) de las entidades académicas y dependencias  administrativas que intervienen y participan en las actividades relacionadas  con los procesos de gestión administrativa financiera.

Está  integrado por los siguientes componentes: libro mayor y operaciones  financieras, compras y adquisiciones, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,  activo fijo, presupuesto; así como interfaces entre el Subsistema de Recursos  Humanos y el de Estudiantes.

Descripción de los Componentes

El  subsistema de Finanzas del SIIU contempla los siguientes componentes  integrados:

Libro Mayor y Operaciones Financieras

El  Libro Mayor es el principal elemento del subsistema de Finanzas. Es alimentado  de manera automática por cada uno de os otros componentes que contiene el  subsistema. Comprende la contabilidad de los fondos, el catálogo de cuentas y  el mantenimiento y actualización de las tablas de la base de datos del sistema.  A su vez, el subsistema controla adicionalmente al libro Mayor, el Diario y el  de Compromisos, proporcionando grandes facilidades para la consulta de  información financiera.

Los  componentes principales del Libro Mayor incluyen las siguientes secciones:

  • Control  del catálogo de cuentas de todo el sistema.
  • Códigos  de catálogo de cuentas específicos y jerarquías.
  • Seguimiento  de las transacciones de la contabilidad por fondos.

Otra  de las características de este componente es que permite pasar compromisos  presupuestales que no se ejercieron de un año al siguiente y el registro de  operaciones del año anterior en el año actual.

El  componente de operaciones financieras contiene una serie de funciones que  ayudan a administrar el subsistema de Finanzas del SIIU. Las funciones en este  componente permiten especificar una selección de parámetros globales, así como  definiciones de acceso, aprobaciones y seguridad, como las siguientes:

  • Establecimiento  de la seguridad en la base de datos.
  • Establecimiento  de perfiles de usuario.
  • Seguridad  de reglas y grupo de reglas.
  • Seguridad  de tipo de fondo, fondo y organización.
  • Mantenimiento de tipos de documentos (requisiciones,  facturas, compromisos presupuestales, entre otros) y números de secuencia de  cada documento.

Compras y Abastecimiento

El  componente de Compras y Abastecimiento permite: el procesamiento de solicitudes  de insumos de manera centralizada y descentralizada, la funcionalidad de  asignación automática de requisiciones a analistas de compras en función del  tipo de artículo o de la dependencia solicitante, la consolidación de varias  requisiciones en una sola orden de compra.

El  procesamiento de órdenes de compra permite la asignación automática de datos  ingresados desde la requisición, como instrucciones de embarque o destino. Este  módulo también asiste en el control de requisiciones y recepción de mercancías.

Los cuatro  procesos básicos son:

  • Requisiciones  de bienes y servicios.
  • Órdenes  de compra.
  • Recepción  de bienes.
  • Contratos  o acuerdos con proveedores y licitaciones.

En  virtud de que la institución adopta la política de “justo a tiempo”, no tiene  aplicación el inventario en los almacenes, ya que lo bienes requeridos son  entregados en donde se necesitan directamente por el proveedor.

Cuentas por Pagar

El  proceso de cuentas por pagar contribuye significativamente a la administración  financiera de la Institución. Los pagos a tiempo de las facturas de los  proveedores permiten saber exactamente en línea el flujo de efectivo, el  incremento en las ganancias de las inversiones y el establecimiento de buenas  relaciones con los proveedores.

El  componente de cuentas por pagar permite la creación de facturas con cargo a  órdenes de compras, comparando los montos, ordenado contra lo facturado y  cancela de manera automática el compromiso presupuestal generado.

          Presupuesto

El  control presupuestal del sistema puede establecerse por tipo de fondos o por  fondo en específico, es decir, para validar la disponibilidad presupuestal  puede ser parametrizada dependiendo de las políticas de ejercicio del gasto y  un requerimiento continuará con su trámite si cumple con este requisito. Así  mismo, el presupuesto inicial gestionado en el Programa Operativo Anual, es  registrado contable y presupuestalmente como parte de este componente.

          Cuentas por cobrar

El  componente de cuentas por cobrar comparte muchas de sus características con el  subsistema de estudiantes o de control escolar. Cuentas por cobrar permite la  creación de códigos de detalle para el registro de cargos y pagos del alumno,  incluyendo la distribución contable apropiada para el registro de ingresos y  del efectivo en bancos. Están disponibles en línea los estados de cuenta de un  alumno para identificar sus cargos, pagos y saldo por cobrar.

La  actividad del cajero de cuentas por cobrar permite los procedimientos de  registro, cierre y conteo del efectivo cobrado. Así también, permite el cobro  de transacciones misceláneas o conceptos de cobro que corresponden al personal  de la institución o a egresados.

El  componente de cuentas por cobrar tiene un control específico de los perfiles de  cajero y supervisor para fines de seguridad en el manejo del efectivo y en  general de la actividad de usuarios que originan cargos o pagos al estudiante. Así mismo, mediante el portal MiPago se generan líneas de captura asociadas a los conceptos de cobro, mediante los cuales los estudiantes y participantes de eventos de la institución pueden realizar pagos en la ventanilla bancaria o mediante pagos en líneas, registrando la información de los pagos como parte de este componente.

También  conocido como la interfaz entre el subsistema de Estudiantes y Finanzas, ya que  la información de pagos de alumnos es registrada en los libros de la  contabilidad de dicho subsistema.

Activos Fijos

El  módulo de activos fijos le permite establecer y mantener un registro de los  activos fijos. Está integrado con los componentes de Cuentas por Pagar y  Abastecimiento, permitiendo crear automáticamente registros de inventario con  etiquetas temporales de control por cada equipo comprado. El procedimiento  incluye una capitalización automática que trabaja en conjunto con el sistema  del Valor del Activo Mínimo.

El  módulo de activo permite asignar su propia etiqueta convirtiendo un registro de  etiquetas temporales en un registro de etiqueta permanente.

Los  ajustes financieros individuales pueden hacerse para una etiqueta permanente;  esos ajustes son originados en el módulo de activos fijos y son sincronizados  entre el Auxiliar del Libro Mayor de Activos Fijos y el Libro Mayor.

Este  módulo también incluye transferencias, historia y reportes capaces de mantener  un inventario exacto de la custodia y locación de los activos fijos y  circulantes.

Relación con Recursos Humanos

El  subsistema de Finanzas, tiene relación directa con el subsistema de Recursos  Humanos, al registrar hacia los libros contables de Diario y Mayor los  conceptos por pago de nómina y ayudas médicas o servicio médico financiado.

Esto  se lleva a cabo mediante la interfaz dentro del subsistema de Finanzas en el  cual interactúa la información proveniente de Recursos Humanos.

 

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Fecha: 20 febrero, 2024 Responsable: Sistema Integral de Información Universitaria Contacto: alagonzalez@uv.mx