Hacia
finales de los años 50, cuando los japoneses consolidaban
sus trabajos en la nueva filosofía de la calidad, en una
empresa dedicada a la fabricación de automóviles surgió
una filosofía que más tarde habría de ser sumada
a la lista de útiles herramientas de los sistemas administrativos
orientados a la calidad.
La fábrica era Toyota y ahí Sigeo Shingo y Taiichi
Ohno apoyados por el dueño de la empresa, Eiji Toyoda desarrollaron
el Toyota Production System, que en el mundo se conoce hoy como
Poka-yoke.
Poka-yoke es una técnica de calidad que significa “a
prueba de errores”.
Los creadores partieron de la premisa de que todos cometemos errores
y de que es imposible lograr la perfección, por lo que se
deben implementar medios que hagan que las equivocaciones sean imposibles
de realizar.
Shingo (por favor, ten cuidado al pronunciarlo) era un especialista
en procesos de control estadístico, pero intuyó que
nunca podría reducir hasta cero los defectos en su proceso.
El muestreo estadístico implica que algunos productos no
sean revisados, con lo que un cierto porcentaje de error siempre
va a llegar al consumidor final.
De esta manera se pensó en la creación de dispositivos
que impidieran la equivocación. Un dispositivo Poka-yoke
es cualquier mecanismo que ayuda a prevenir los errores antes de
que sucedan, o hace que sean muy obvios para que el trabajador se
de cuenta y lo corrija a tiempo.
Hoy día muchos dispositivos Poka-yoke evitan que los que
no leemos los instructivos al abrir una máquina no conectemos
el cable de energía en la salida para bocinas. (Sí,
me refiero a esos instructivos que con letras muy grandes dicen
“lea cuidadosamente este instructivo antes de conectar su
…” sí, ese que siempre dejamos para después).
Los sistemas Poka-yoke implican llevar a cabo el 100 por ciento
de inspección, así como, retroalimentación
y acción inmediata cuando los defectos o errores ocurren.
Pasemos ahora la letra a otra de nuestras compañeras del
programa 6 sigma para que nos de cuenta de los avances de su proyecto,
se trata de Luz Daniela Arguelles Hernández, responsable
del proyecto “Optimizar el tiempo de incorporación
a la nómina del personal académico” cuyo propietario
es la contadora pública Adamina Ávila Gandour.
“El personal académico de la Universidad Veracruzana
está constituido por maestros, investigadores, ejecutantes,
instructores y técnicos académicos, es por ello que
nuestra casa de estudios, considera primordial efectuar el pago
de su sueldo y prestaciones en forma ágil y oportuna”.
Uno de los proyecto 6 sigma que se están desarrollando en
nuestra institución se avoca a Optimizar el tiempo de incorporación
a la nómina del personal académico, mismo que se ve
identificado como parte de las acciones a seguir mencionadas en
el eje 4 del Programa de Trabajo 2005-2006: “Aseguramiento
de la calidad académica y de la gestión administrativa.
El cierre de brechas”.
“Para dar cumplimiento a la metodología, nuestra tarea
consistió en la identificación de los procesos de
incorporación a la nómina del personal académico,
y en la determinación de los clientes y proveedores, tomando
en cuenta sus necesidades, inquietudes y expectativas, así
como el grado de satisfacción con el servicio actual.
”Se llevaron a cabo encuestas vía correo electrónico
a vicerrectores, directores de facultad, secretarios y jefes de
carrera; así como al personal encargado del llenado del formato
de propuesta-movimiento de personal, con el objetivo de escuchar
sus opiniones respecto al proceso; mediante un muestreo estratificado
se aplicaron 374 encuestas a docentes interinos, de las cinco regiones
de la UV, con el propósito de conocer sus actitudes ante
la falta de pago oportuno y confirmar lo ya planteado anteriormente.
”Como resultado de lo anterior, se obtuvieron datos que dan
evidencia de una necesidad apremiante de rediseñar los procesos,
redefinir los procedimientos y consecuentemente, sistematizar de
manera integral el Formato de Propuesta–Movimiento de Personal
Académico en línea; así como, la elaboración
de un calendario de actividades que nos lleve a minimizar el tiempo
de incorporación a la nómina del personal.
”De acuerdo a nuestro análisis es de vital importancia
la implantación de un sistema automatizado que facilite los
procedimientos y el tránsito de la información a través
de una red computacional institucional, que nos permita aumentar
la eficacia y en consecuencia, para la generación de pagos
oportunos, logrando con ello la disminución de la variabilidad
detectada y por ende las deficiencias en los trámites administrativos
que provocan atraso.
”A la fecha y como resultado del esfuerzo realizado por el
equipo de trabajo, se encuentra en fase de prueba un nuevo procedimiento
que pretende cumplir con el objetivo planteado: Cubrir al trabajador
que ingresa a la UV el pago de su salario y prestaciones en un plazo
no mayor a 30 días a partir de su contratación”.
Hasta aquí la participación de Luz Daniela.
Noticias
Ya estamos trabajando con los Comités de Calidad de las facultades,
institutos y dependencias de la Universidad, hemos realizado talleres
en Coatzacoalcos, Xalapa y Córdoba y esta semana lo haremos
en Poza Rica y Veracruz, completando así la integración
de la red que habrá de llevar a cabo el trabajo de implementación
del programa de calidad de nuestra Universidad.
Puedes acercarte a tu consejero quien podrá informarte de
estas reuniones y podrá también indicarte cómo,
muy pronto, tú también podrás integrarte a
esta nueva filosofía.
Ya estamos trabajando en un espacio de Internet para el programa
de calidad donde podrás encontrar artículos, opiniones,
modelos, referencias, links y todo lo que se nos vaya ocurriendo
para fortalecer el programa. Prepara también tus participaciones.
Recuerda que esperamos tus opiniones en el correo electrónico:
calidad_u_veracruzana@yahoo.com.mx.
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