El acceso al sistema se realiza a través de un navegador de internet proporcionando soporte a las actividades diarias y a la generación de información para la toma de decisiones mediante consultas y reportes.
Los servicios del SIIU están compuestos principalmente por los subsistemas del SIIA mencionados anteriormente, a partir de los cuales se han desarrollado otras soluciones, tales como los portales de servicios que integran módulos como la Inscripción en Línea, el Programa Operativo Anual (POA), el Sistema de Requisiciones en Línea, el Sistema de Información para la Vinculación Universitaria (SIVU), el Sistema de Atención Integral a la Salud (SAIS), Bolsa de trabajo, entre otros.
El acceso a los distintos servicios de información y módulos se realiza de acuerdo a los perfiles de usuario identificados dentro de la Institución.
El sistema se adecúa constantemente para dar cumplimiento a la legislación aplicable y a las nuevas necesidades de los usuarios, habiendo logrado lo siguiente:
- Todas las entidades académicas y dependencias de la Universidad, tienen acceso al Subsistema de Finanzas para realizar consultas e imprimir reportes sobre las operaciones realizadas por ellas.
- Se cuenta con un proceso de registro en Web que permite a los aspirantes a ingresar a la Universidad, realizar su alta en el sistema desde cualquier lugar en el que se encuentren. El trámite de alta comprende el registro, pago y generación de credencial para el examen de admisión.
- Se ampliaron los servicios a los académicos a través de su portal, tal como el registro de calificaciones y la generación de listas de asistencia de sus grupos, dichos servicios permitirán hacer más eficientes los procesos de registro de historia académica en beneficio del alumno. Además de permitir el seguimiento del Registro de Calificaciones a través del portal.
- Por su parte el registro y seguimiento de los trámites que realizan los egresados ante Oficialía Mayor, se encuentra ya incorporado el SIIU, proporcionando además el pago referenciado y el servicio de mensajería en beneficio de los egresados que realizan este tipo de movimientos desde otras Regiones.
- El Subsistema de Estudiantes se encuentra descentralizado a todas las entidades de las diferentes regiones, siendo el uso centralizado únicamente en aquellas actividades de control de la administración escolar.
- En cumplimiento a la Ley General de Contabilidad Gubernamental, el Subsistema de Finanzas ha sido actualizado con los cambios necesarios para su implantación. Entre los cambios más importantes se encuentra la implementación del catálogo de cuentas armonizado, la identificación y aplicación automática de los nuevos momentos contables tanto para el ingreso como el egreso, el catálogo de bienes con clave armonizada de acuerdo al clasificador por objeto del gasto correspondiente, actualización de diversos estados financieros conforme las disposiciones emitidas por el CONAC (Consejo Nacional de Armonización Contable). Recientemente se implementó el cálculo de la depreciación para todos los bienes adquiridos a partir de enero de 2013. En virtud de la emisión continua de lineamientos y disposiciones por parte del CONAC, el módulo de finanzas se adecua constantemente en base a las necesidades detectadas por el área financiera.
- Seguimiento de proyectos de fondos PIFI.
Antecedentes. Para atender la imperante necesidad de llevar un control del presupuesto y ejercicio del recurso los proyectos de fondos PIFI, para el cual el SIIA no estaba preparado, se llevaron a cabo adecuaciones al sistema que permitirían la captura de los datos cruciales solicitados por la DGESU, tales como el Objetivo, Meta, Acción y BMS (Bien, mueble o servicio) al cual el recurso está autorizado. Anteriormente únicamente se capturaba el presupuesto a nivel partida presupuestal y los datos antes mencionados no se tenían en línea.
Implementación de catálogos. Una parte fundamental, fue modificación del sistema para la captura e implementación de catálogos correspondientes a los programas, objetivos, metas, acciones, BMS de todos aquellos proyectos que conforman el anexo de ejecución autorizado por DGESU. Así mismo, se agruparon las partidas presupuestales de acuerdo al rubro de gasto correspondiente (honorarios, servicios, bienes muebles y acervo bibliográfico).
Carga del presupuesto a nivel BMS. Mediante el Módulo del Programa Operativo Anual y, con referencia a los nuevos catálogos, se logró implementar una codificación especial que hace referencia completa a los datos de Objetivo, Meta, Acción y BMS correspondientes a cada proyecto, de manera que la información se registra con este dato en el sistema como parte de la distribución presupuestal del recurso.
Ejercicio del recurso. Toda vez que el presupuesto se encuentra asignado a nivel BMS, el ejercicio del recurso se registra en el sistema utilizando la misma codificación, con lo cual se tiene en línea la información de objetivo, meta, acción y BMS. Por lo anterior, cada vez que se realiza una requisición, pedido, orden de pago, etcétera, se tiene asociado el código que contiene todos los datos antes mencionados.
Informes. Se cuentan con dos informes básicos para el control y consulta del ejercicio del recurso PIFI. Estos muestran el presupuesto de los proyectos a nivel más bajo, es decir, BMS (Bien, mueble o servicio).
