Universidad Veracruzana

¿Qué es la actualización de información en los Sistemas Institucionales? Es una opción manual utilizada para registrar información en los sistemas realizada por personal técnico.

¿Quién puede realizar el proceso de carga? La mayoría de la actualización de información en los sistemas a través de cargas de plantillas la ejecuta la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos (DSIA), sin embargo, existen ciertas plantillas que las carga la USII.

¿Qué efecto tiene la carga de datos en el sistema mediante esta opción?

– El mismo efecto que el registro de los datos a través el sistema, por eso es necesario que el solicitante proporcione correctamente los criterios y datos que serán actualizados, ya que el impacto en el sistema será su responsabilidad.

 ¿Qué necesito para solicitar la actualización de información?

– Solicitar la autorización de la persona titular de la dependencia responsable del proceso relacionado con la actualización solicitada y notificar de esta actividad a las dependencias involucradas.

– Para la actualización a través de plantillas predefinidas en el SPRFM, obtener la última versión de la plantilla a cargar, de acuerdo a la información que se desea registrar en el sistema.

– Enviar la solicitud incluyendo la siguiente información:

• Criterios que deben considerarse para la actualización.
• Archivo (indicar su nombre) con los datos que deben actualizarse.
• Opción a utilizar para realizar la carga (nombre de script dentro de la utilería).
• Nombre del ambiente de trabajo donde deben registrarse los datos (Producción o Calidad).
• Fecha de aplicación asignada a la carga de la plantilla.
• Indicar si es urgente atender la solicitud.

¿Mediante qué medio se realiza la solicitud? La solicitud debe ser enviada a través del correo institucional a la persona titular de la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos (DSIA) y la persona titular de la Unidad del SII (USII), con copia a los titulares y personas responsables de departamento de las áreas involucradas con la información a actualizar.

¿En qué momento se realiza la actualización de información? El proceso de carga de información masiva debe realizarse dentro de horarios que no afecten la operación de los sistemas, sin embargo, en caso de que sea una solicitud urgente, se realizará lo antes posible.

¿Existe alguna especificación que deba tener la plantilla o archivo Excel? Sí.

– Debe cuidarse que los datos cumplan con lo indicado en el manual de llenado especificado dentro de la misma plantilla o lo solicitado por el personal técnico del subsistema, de lo contrario mandará errores al momento de procesarla.

– Para las plantillas predefinidas del SPRFM, una vez llenada, la plantilla deberá guardarse con el siguiente formato: libro de Excel 97-2003 (extensión xls) para que el sistema la reconozca como válida y pueda ser procesada.