El procesador de palabras y la tesis

Como parte de la formación integral de todos aquellos alumnos y alumnas que se disponen a realizar una tesis, considero de suma importancia que el manejo del procesador de palabras vaya más allá de la simple captura y aplicación de formato básico del documento (como cambio de los efectos, tamaño y tipo de letra o la configuración del interlineado y la justificación del texto). Me parece que al momento de realizar un documento extenso como el que se requiere para obtener un grado académico, el tesista debe dominar ciertas funciones especiales de cualquiera que sea el procesador de palabras que utilice.

Si bien el procesador de palabras es –sin temor a equivocarme– uno de los programas informáticos más utilizados en el mundo académico, también creo que su uso por parte de los escritores universitarios suele ser limitado. Para abordar los temas que he considerado como fundamentales para el tesista, a continuación –a manera de comentario– describo ciertas funciones orientadas a la resolución de cuatro tareas comunes de quien elabora una tesis o un documento extenso. Los temas son: 1) funciones relativas al manejo de estilos del texto; 2) creación automática de índices y tablas de contenido y referencias; 3) revisión del documento; y 4) formato de página.

Sobre el tema de funciones relativas al manejo de estilo del texto, es importante considerar al antígrafo o calderón (¶) como un aliado que ayudará al escritor a visualizar saltos de línea o espacios no deseados, además de servirle como apoyo para mostrar el código que el procesador de palabras genera cuando se crean referencias cruzadas o tablas de referencia automáticas y de ser necesario, borrarlo. También es importante conocer la opción de copiado de estilo mediante el marcado del texto y la selección y aplicación del estilo deseado; o a través de la herramienta de brocha o clonado de formado que está disponible en algunos procesadores de palabras. Finalmente para este tipo de tareas, resulta relevante que el escritor sea capaz de asignar estilos al texto, tanto al cuerpo (normal) como a los títulos y subítulos (título 1, título 2) entre otras partes del documento como los pies de figura, referencias, citas o tablas. La asignación de estilos al texto no solo tiene un fin estético, sino que también permitirá al escritor identificar las jerarquías de los títulos, modificar el estilo del texto en cascada, automatizar la edición del texto, trabajar en modo esquema o crear índices automáticos.

 Figura 1: Menú y panel de estilos de LibreOffice 4.4. En la barra de menú también se puede ver el ícono de brocha para clonar estilos.

Para el tema de la creación automática de índices, tablas de contenido y de referencia, vale la pena retomar el tema del estilo del texto, ya que gracias a una buena aplicación de estilos, es posible crear la tabla de contenido de la tesis y editar el orden de los capítulos en la vista de esquema (outline) sea para cambiar la jerarquía de los apartados (por ejemplo volver el apartado 2.1 a 2.1.1); o para mover de lugar los capítulos completos (volver capítulo 5 al capítulo 4). La vista de esquema o outline es un zoom out que te permite trabajar con el documento de manera global, de manera que las jerarquías y el orden de los capítulos y sus apartados pueden ser ubicados en el mejor lugar de la tesis.

 

Figura 2: Opción de Insertar Índice automático (o Tabla de Contenido) del procesador de palabras de Google Docs

También es importante considerar del marcado (o selección) de palabras para la creación de índices onomásticos (índice de términos utilizados en el documento en los que se indican las páginas en las que aparecen); la definición de etiquetas para las tablas y figuras y su posterior alusión en el texto (por ejemplo cuando se crea una tabla y se le asigna un nombre o etiqueta y dentro de un párrafo se hace referencia a ella sin tener que actualizar el número secuencial de la tabla). Para la realización de tareas automáticas dentro del procesador de palabras, el trabajo con referencias es sin duda uno de los más beneficiados, ya que algunos procesadores de palabras (o complementos de ellos como EndNote) permiten la creación de bases de datos de referencias y su respectivo uso para la construcción automática del apartado de bibliografía de la tesis y para la inclusión de citas en el cuerpo del texto en formatos como MLA, Chicago o APA.

Figura 3: Panel de referencias de Microsoft Word 2011 

En el apartado relativo a la revisión de documentos, los temas centrales son la activación de las funciones de control de cambios (track changes) y de inserción de comentarios, que permiten al tesista interactuar con su revisor (tutor, director o lector) quien podrá borrar, insertar o comentar el documento dejando marcas de estas acciones. Asimismo, revisamos la función de combinar documentos (merge documents) como una alternativa para el seguimiento de los cambios y observaciones que hizo el tutor sin activar la función de control de cambios. Para lograrlo, hay que combinar la versión revisada por el tutor con la versión que se le envío para su lectura. Una vez combinados los documentos las correcciones y cambios propuestos por el tutor marcó se harán evidentes en la versión más nueva del documento.

Figura 4: Documento con marcas y comentarios registrados por la opción de control de cambios del procesador de palabras Pages de Apple.

Para el tema de formato de página, considero importante tener idea del manejo de secciones en un documento, para, en caso de ser necesario, poner páginas con orientación horizontal en un documento donde la mayoría de sus páginas están en posición vertical. Para hacerlo se deben incluir dos saltos de sección uno al inicio de las páginas apaisadas y otro al final del apartado que se desea girar. Una vez marcada la página o serie de páginas se procede a cambiar la orientación de vertical a horizontal o viceversa.

Figura 5: Inserción de secciones con orientaciones de páginas diferentes en Microsoft Word 2011

Finalmente, vale la pena incluir en esta serie de consideraciones la opción de insertar portada (a la que se le puede asignar un formato diferente e independiente al definido con los estilos generales del texto); guardar con contraseña y uso de caja de texto flotante, que será útil para incluir información dentro de un esquema, al final de una página o para los casos en que el se requiera una anotación fuera del formato del texto o su formato como puede ser el empleo de formulas estadísticas, caracteres poco usados o notas al margen del documento.

Una vez que el tesista (y su tutor) se familiaricen con el manejo de estas opciones para el procesamiento de texto, la escritura de la tesis podrá centrarse en el fondo y no en la forma que es en muchas ocasiones motivo de distracción en las sesiones de escritura de tesis.

Cerraré este breve comentario con la recapitulación de las tareas y funciones que considero que un tesista debe manejar en el procesador de palabras al momento de iniciar la elaboración de su tesis u otros documentos extensos como ensayos, capítulos de libros, libros o artículos académicos.

1) Funciones relativas al manejo de estilos

• Copiado de estilo (brocha)
• Marcas de formato, antígrafo o calderón (¶)
• Vista de esquema (outline)

 2) Creación automática de índices y tablas de contenido y de referencia

• Tabla de contenidos
• Índice onomástico
• Número de figuras, tablas automáticas y referencias cruzadas (captions y cross-references)
• Manejo de bibliografía y estilo académico

3) Revisión

• Control de cambios
• Combinación de documentos (merge documents)

4) Formato de página

• Secciones (para la inclusión de páginas verticales y horizontales en el mismo documento)
• Cuadros de texto flotantes
• Guardar con contraseña
• Insertar portada

El presente artículo elaborado por @armartinell se publicó originalmente en https://www.uv.mx/personal/albramirez/2015/05/05/word_tesis/ con una licencia creative commons