Ponencias

Arizona State University (ASU) tiene un plan estratégico de largo alcance desarrollado en 2005, llamado The New American University (La Nueva Universidad Americana) (http://newamericanuniversity.asu.edu/home.php). El cambio de cuatro campus independientes a "una universidad en muchos lugares" con sólo un presupuesto comenzó en ese momento. En 2008, el Estado de Arizona encontró serias dificultades financieras, forzando a todos los organismos a recortar sus presupuestos. En respuesta, la Universidad aceleró su plan estratégico con la reorganización de la estructura administrativa para cumplir con dicha reducción. El presupuesto obligó a las bibliotecas a cambiar su servicio de chat subcontratado a un servicio interno unificado de todos los puntos de servicio con más de 40 bibliotecarios en 7 bibliotecas de 4 campus en menos de dos semanas. Esta ponencia también discute las continuas demandas de tecnología, la reestructuración de la universidad, reorganización y planificación de la biblioteca a medida que la crisis presupuestaria continúa.

Se revisa la racionalidad de la planeación, a través de un viaje por los diferentes tipos de ésta. Concretando en la planeación estratégica, se presentan los fundamentos en los que se basa y los factores críticos que deben atenderse en su implementación. El trabajo abunda en ejemplos de casos bibliotecarios, con el objetivo de ilustrar los conceptos que se van presentando.

De por si, pareciera poco cuando la economía se encuentra estable el presupuesto designado a las bibliotecas es muy poco. Ahora con una recesión en pleno apogeo, miles de desempleados y millones de pesos desaparecidos por excelentes trucos de magia.
Lo vemos en las grandes compañías, ya desde hace años algo nos había mostrado ENRON, grandes empresas generadoras de millones de dólares e iconos del consumismo se fueron a la baja, ¿Cómo podrá sobrevivir las bibliotecas?
¿Dónde conseguirán presupuesto para las nuevas adquisiciones?, ¿Cómo desarrollaran nuevos servicios?, ¿Qué cambios se deben realizar para aprovechar al máximo el presupuesto asignado?
En el presente trabajo respondemos a las preguntas anteriores y realizamos sugerencias de cómo combatir la actual contingencia para que al menos los servicios bibliotecarios no se vean mermados o extintos por la situación económica.

Este trabajo analiza el proceso de planeación administrativa desarrollado en una biblioteca académica especializada mexicana, para ello se aplica la observación participante, la entrevista y la comparación con la teoría con la práctica administrativa. Además, se revisan los documentos sobre planeación como: objetivos generales y específicos, políticas, procedimientos, reglamentos, visión, misión, objetivos a corto y mediano plazo, planes, programa de trabajo del año 2009, mapa de programas y proyectos de biblioteca y presupuesto. También se explora el uso de la planeación estratégica y la técnica de planeación, programación y presupuestación.
De acuerdo con el análisis y revisión de los documentos que forman parte del proceso de planeación se evidencia que los objetivos tanto generales como específicos que aparecen en los planes y programas se confunden con funciones. Las políticas de procesos técnicos mezclan las reglas y con los procedimientos. Además, la misión y la visión no representan el propósito y el ideal de la biblioteca que desean los bibliotecarios. El reglamento, el presupuesto y el mapa de proyectos y programas son precisos y acordes con el entorno de la biblioteca.

El presente trabajo pretende definir la estrategia de dirección del Instituto de Información Científica y Tecnológica (IDICT) de Cuba.

Se hace una descripción de los objetivos fundamentales del IDICT como organización líder de la información en Cuba, sus principales etapas de desarrollo y su sistema vertical.

El trabajo comenta en que consiste la esencia de las definiciones del concepto estrategia, se analiza el modelo de Cuadro de Mando Integral para organizaciones no lucrativas (Kaplan y Norton, 2001) y se señalan los diferentes elementos y etapas que lo conforman.

Se muestran las matrices para evaluar los Impactos Externos e Internos, la adjudicación de indicadores por objetivos que permitan su adecuada evaluación y monitoreo y los modelos que se utilizaron en el caso IDICT.

Se presenta , como resultado del ejercicio, el Plan del IDICT para el 2009 a partir de un planeamiento estratégico y considerando la actual a crisis económica.

Las bibliotecas y los servicios de información son instituciones de gran valor económico, educativo y cultural, que están destinados a cumplir diversos objetivos en el desarrollo organizacional y social. Conforme cambian los paradigmas de la administración, estas entidades se han visto involucradas en procesos de planeación para los cuales han debido adecuarse a situaciones cambiantes. Además, en este entorno de cambio han debido competir por los recursos para su propio desarrollo. En el presente trabajo se revisan los conceptos de crisis y estrategia para estas instituciones, y se determinan las bases para el diseño de la estrategia en el proceso de planeación a la luz de los modelos propuestos por Chaffee.

Menciona Acle Tomasini que más vale "proyectar el futuro en ves de padecerlo", si bien es cierto que en nuestro trabajo no pretendemos ser un monstruo empresarial que genere millones de ganancias, también es cierto que actualmente resulta muy complejo sobrevivir a una crisis, una decisión mal tomada dentro de nuestras instituciones, seguramente tendrá mucho mayor impacto que aquel que tendría hace años.

Una tarea importante en las bibliotecas es la formación de usuarios, que mejor momento que aplicar la idea de "separar lo urgente de lo importante", o traducido más a nuestro entorno y siendo exigentes, debemos identificar a los simples visitantes de una biblioteca, de los verdaderos usuarios de esta. Es precisamente esto lo que pretendo alcanzar con este trabajo, definir aquellas ideas que luego serán acciones, con las cuales se logre una real interacción entre la biblioteca y los usuarios de sus servicios y colecciones.

El presente documento describe la importancia de la evaluación de bibliotecas universitarias en México desde diferentes esquemas, en un ámbito local, nacional y hacia la internacionalización. Comparte las experiencias de la evaluación del desempeño bibliotecario en la Universidad de Guadalajara, donde se ha implementado un sistema de gestión de la calidad. Destaca que la Secretaría de Educación Pública (SEP), órgano oficial coordinador del sistema educativo mexicano, ha promovido que las instituciones públicas de educación superior (IES) certifiquen los procesos de gestión, entre ellos los de bibliotecas, bajo la norma de calidad ISO 9001:2000; de igual forma, orienta a que los programas educativos cumplan con los lineamientos de los organismos evaluadores o acreditadores para que su calidad sea reconocida, particularmente de los Comités Interinstitucionales de la Evaluación de la Educación Superior (CIEES) y del Consejo para la Acreditación de la Educación Superior A.C. (COPAES). Describe los diversos criterios de evaluación de bibliotecas universitarias, las prácticas utilizadas en la Universidad de Guadalajara, que también son utilizadas en otras IES de México, así como los caminos que habrán de transitar para lograr la internacionalización, considerando la alfabetización informacional, la innovación educativa y las nuevas tendencias. En la administración de la biblioteca universitaria considera a la evaluación como un proceso ligado y en retroalimentación con el de planeación, mismo que advierte resultados, riesgos y oportunidades.

En la actualidad las bibliotecas enfrentan una carencia de recursos financieros y por otra parte requieren de una infraestructura informática flexible ante los cambios tecnológicos que permita una adecuada gestión de la información digital e impresa. Frente a esta problemática, la implementación de software libre (SL) resulta ideal ya que puede cubrir los siguientes rublos: 1. Automatización integral de las actividades (control de usuarios, prestamos, catalogación de material, etc). 2. Implementar en los equipos (SL), para el procesamiento de información y disminuir el consumo de energía en las computadoras. 3. Fomentar el uso de aplicaciones portables, las cuales son ejecutadas desde un dispositivo portátil (memoria USB), esta acción le da al usuario un alto grado de autonomía dado que todas las aplicaciones requeridas las encontrará en su pendrive. Estas acciones permitirán mejorar la productividad, maximizar los recursos y minimizar los costos, así como socializar la tecnología entre los usuarios.

La presente ponencia analiza los flujos presupuestales de los últimos 8 años de la Biblioteca del Tecnológico de Monterrey, Campus Querétaro y analiza el papel de los proveedores en tiempos de incremento presupuestal y decremento en recursos humanos.
La Biblioteca del Tecnológico de Monterrey, Campus Querétaro actualmente tiene más de 204,425 volúmenes en papel y más de 280,000 volúmenes digitales lo que la convierte en la quinta biblioteca más grande del sistema bibliotecario del Tecnológico de Monterrey. En los últimos 8 años ha pasado de tener compras descentralizadas, a centralizar ciertas compras y tener un padrón de proveedores. La Coordinación de Desarrollo de Colecciones ha pasado de tener 2 ayudantes y ejercer menos de tres millones de pesos a no tener ayudantes y ejercer más de 5 millones de pesos. La ponencia expone el papel que han tenido los proveedores en tiempos de crisis de aperturas de plazas.

El presente trabajo plantea el estado actual de la biblioteca indígena y los factores que han repercutido en su permanente situación crítica. Asimismo, se plantean una serie de consideraciones para conformar un plan estratégico que permita a mediano plazo integrarla como un medio dinámico que apoye de manera armónica el desarrollo de la comunidad a la que atiende.

Escribir sobre el tema: Planeación estratégica: bibliotecas en tiempo de crisis, es como embarcarse en el exuberante mar de Veracruz en temporada de huracanes, pero, hay quienes navegan contra marea u otras dificultades. Del título del coloquio surgen dos huracanes: a) Bibliotecas aparece sin clasificación (pública, privada, nacional, etc.), transformándose de mar a océano, con más riesgo de perder el rumbo del tema. b) Crisis. ¿Cuál? Monetaria o ausencia de usuarios. En el inicio de la ponencia, se hará una clasificación de las bibliotecas en: públicas y privadas, abarcando todos los niveles educativos, después un comparativo con respaldos fotográficos y entrevistas, así también de cifras, tanto económicas como número de usuarios atendidos. Por último, basándose en los resultados, se responderá la pregunta: ¿Cuál es la causa de la crisis: carencia del recurso económico, escasez de usuarios o surgirán otros factores?

En el Reglamento General del Sistema Bibliotecario, instrumento en el que se establecen los objetivos, estructura y operación del Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México, se señala como responsabilidad de la Dirección General de Bibliotecas la elaboración del plan anual de desarrollo del Sistema Bibliotecario.
De acuerdo al mencionado reglamento los aspectos básicos que debe incluir el plan de desarrollo son entre otros: los criterios de vigilancia y evaluación del plan; los servicios de orientación e información que proporcione el Sistema; el programa de capacitación, formación y desarrollo profesional del personal que labora en las bibliotecas; las normas técnicas, administrativas y de servicios; la creación fusión, edificación, ampliación o remodelación de las bibliotecas.
Todos estos aspectos constituyen las actividades realizadas por más de 20 años en la Subdirección de Planeación y Desarrollo de la Dirección General de Bibliotecas, y serán abordadas brevemente en este documento.

La planeación estratégica constituye un elemento fundamental de la administración y puede aplicarse adecuadamente a las unidades de información y documentación. A través de ésta, los bibliotecólogos, documentalistas y archivistas pueden fijar puntos clave que les permitirán concebir y proyectar la organización de la unidad de información hacia el futuro, un futuro que puede establecerse a corto, mediano y/o largo plazo. En la planeación estratégica, además de la importancia de los diferentes procesos administrativos, también juega un papel primordial el capital humano, que con sus conocimientos y esfuerzos plantean los planes de acción, que le darán a la unidad de información un papel central, como eje de la actividad organizacional.

La planeación estratégica de bibliotecas ha procedido tradicionalmente escuchando la voz de los directivos, del estudio del ambiente y sus procesos funcionales. El análisis del entorno generalmente incluye un somero estudio de los usuarios, lo cual no concuerda con la orientación prioritaria que se les debe brindar, ya que en última instancia son los que disfrutan o sufren la calidad de los servicios bibliotecarios. En tiempos normales, pero sobre todo en tiempos de crisis, la voz del usuario debe ser escuchada con atención y ser tomada en cuenta al momento de realizar la planeación estratégica. Se propone el uso de la herramienta QFD (Despliegue de la Función de la Calidad) como un instrumento ideal para escuchar y traducir la voz del usuario en estrategias de desarrollo y se presenta la descripción del proceso de su aplicación y resultados en la Biblioteca Pública N°1 del Estado de Chihuahua.

Se analiza la relación de identificar las necesidades de información de los usuarios de la biblioteca y la administración, sobre todo en el desarrollo de una planeación estratégica de la misma, enfocándose principalmente en la importancia que tienen dichas necesidades informativas de los usuarios en esta fase y en todo el proceso administrativo de la biblioteca o cualquier unidad de información. También se analizan a rasgos generales que son las necesidades de información y se explica la esencia de que estas sean identificadas por el gerente o director de la biblioteca para desarrollar una planeación estratégica. Asimismo, se relaciona como la identificación de las necesidades de información puede ser utilizada para el desarrollo de los diversos tipos de planes en la biblioteca encaminados al desarrollo de colecciones, diseño de servicios de información y dirección de personal.

Uno de los mayores obstáculos, que enfrentan las bibliotecas académicas y especializadas de Iberoamérica, es el referente a la conformación de colecciones completas de revistas científicas y el acceso a sus contenidos publicados en y por la región. Por ello, en el presente trabajo, se hace una reflexión basada en tres momentos que se encuentran vigentes dentro de la planeación estratégica, como son: dónde estamos, a dónde vamos y a dónde deberíamos de ir, con miras a la integración de Redes de Información, como una alternativa de solución estratégica en tiempos de crisis económica que enfrentan estas bibliotecas, y así, favorecer el trabajo cooperativo para garantizar no solo el acceso, difusión y visibilidad de las colecciones sino también, evitar la duplicidad de actividades y, con ello, reducir de manera conjunta los problemas inherentes que encaran los países en desarrollo en la conformación de sus colecciones y, por ende, en sus servicios informativos.

Es un trabajo de investigación desarrollado a partir de la implantación de sistemas de gestión de calidad en bibliotecas universitarias y la revisión de literatura en los campos de la calidad, planeación estratégica y cambio organizacional. Presenta un modelo estratégico que incluye los factores clave para la gestión de un sistema bibliotecario sustentable. Fue realizado con base en investigaciones predecesoras y el análisis de la correlación entre los factores clave para una gestión sustentable evaluados en un sistema bibliotecario. El trabajo constituye un valioso elemento de consulta para facilitar la adopción de estrategias por parte de los responsables de las bibliotecas universitarias para el desarrollo sustentable de los servicios de información. Incorpora el concepto "DNA de los Sistemas Bibliotecarios" como una analogía de la estructura de la cultura organizacional que puede ser un factor de sustentabilidad ante la crisis.

Desde su concepción, el Plan Estratégico de la Dirección General de Bibliotecas del CONACULTA, ha tenido como objetivo solucionar los principales problemas que han obstaculizado el desarrollo integral del sistema bibliotecario público mexicano. En este trabajo se analizará cada una de las siete estrategias que conforman el Plan Estratégico, las cuales, abordan los siguientes rubros: 1) actualizar el marco normativo e implementar pautas de calidad para las bibliotecas; 2) restructuración de la Dirección General de Bibliotecas; 3) profesionalizar y desarrollar el capital humano; 4) extender las Tecnologías de la Información y Comunicación; 5) establecer un sistema de información que incluya indicadores de desempeño; 6) fortalecer vínculos con instituciones diversas; y 7) generar fondos para el mantenimiento de las bibliotecas. Asimismo, se analizará la pertinencia de cada una de ellas, y se abordará su implementación a mediano y largo plazo y los resultados que se han obtenido.

Las instituciones públicas tienen características financieras, filosóficas y operativas diferentes a las instituciones privadas. Dichas particularidades de las instituciones públicas hacen que cualquier proceso de administración estratégico esté circunscrito, como debe ser, a dichas variables. En esta ponencia se hará un análisis del ejercicio de planeación estratégica que se realizó en la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información del campus Veracruz de la Universidad Veracruzana, para definir el rumbo de la misma durante los próximos cinco años. Dicho ejercicio fue realizado con la consulta y participación de todo el personal y de buena parte de los actores externos a dicha biblioteca.

Estrategias de comunicación para desarrollar habilidades directivas que contribuyan a la gestión de recursos, a la simplifiación de los mismos por fomentar la sistematización de procesos con la finalidad de establecer alianzas estrategicas para la colaboración bibliotecaria en el estado de Puebla