Proteger tus datos y documentos personales es fundamental para preservar tu seguridad informática e impedir el acceso de terceros a la información que albergan en su interior. Por el momento, y a la espera del avance de las soluciones biométricas como el reconocimiento facial, por voz, de iris o por huella dactilar, blindar los archivos con contraseña constituyen la vía más rápida y efectiva para proteger los documentos.

De este modo, al igual que hacemos con nuestras cuentas en redes sociales como Facebook, Twitter o Instagram, con el inicio de sesión del correo electrónico o con el código de desbloqueo para nuestros dispositivos móviles, las contraseñas pueden ayudarnos a cifrar los documentos y mantenerlos a buen recaudo, lejos de las miradas ajenas.  

Te enseñaremos cómo proteger diversos documentos importantes con clave de acceso según su formato y el consiguiente programa que hayas usado para crearlos.

Cómo proteger documentos PDF

Como te explicamos en este tutorial, el proceso para proteger documentos PDF con contraseña es muy sencillo. Además, estos archivos constituyen uno de los formatos más usados y universales, ya que proporcionan una gran facilidad para ser leídos y compartidos.

Para proteger un PDF desde Windows, te recomendamos el programa gratuito PDF Protect. Solamente deberás seleccionar el documento que quieres proteger y que podrás subir desde tu ordenador, DropBox o Google Drive. El único requisito es que el PDF no supere el peso de 200 MB. Simplemente tendrás que añadir la clave elegida –su complejidad ya es asunto tuyo– y pulsar en el botón de Protect.

Para proteger un PDF desde Mac, debes abrirlo desde Vista Previa y añadir la contraseña deseada desde Archivo > Exportar como PDF. A continuación, deberás hacer clic en Mostrar los detalles y en Encriptar, indicando tu clave en el campo de contraseña y pulsando en Guardar. Así, se generará una copia idéntica del PDF que solamente se abrirá con dicha credencial.

Cómo proteger documentos de la suite de Microsoft Office

La famosa suite ofimática de Microsoft te permite proteger documentos con contraseña, tanto para documentos de texto de Microsoft Word (DOC y DOCX) como para hojas de cálculo de Excel (XLS y XLSX) y presentaciones de PowerPoint (PPT y PPTX).

El procedimiento es muy sencillo. Solamente tienes que abrir el documento elegido en su correspondiente software de Office y acudir al menú principal. En Office 2007, tendrás que darle al botón de Microsoft Office > Preparar > Cifrar documento, mientras que en las versiones de Office 2010, 2013 y 2016, Archivo > Información > Proteger documento. Al final de cada procedimiento, tan solo tendrás que teclear la contraseña elegida, y si quieres quitarla, seguir los mismos pasos.

Cómo proteger documentos de OpenOffice o LibreOffice

Si en lugar de decantarte por Microsoft, optas por utilizar habitualmente la suite ofimática gratuita y de código abierto OpenOffice o versión alternativa LibreOffice,también podrás proteger tus documentos importantes con contraseña. La opción es muy fácil, ya que únicamente tienes que elegir la opción Guardar con contraseña en el menú de Guardar para cualquier documento, hoja de cálculo o presentación. La encontrarás en el apartado Archivo > Guardar como, introduciendo la clave de acceso dos veces. 

Otra posibilidad es limitar el acceso a los archivos para sólo lectura desde el apartado Editar > Seguimiento de cambios > Proteger cambios.

Cabe destacar que de forma oficial, Google Drive carece de esta opción, ya que se supone que con la contraseña de nuestra cuenta de Google es suficiente para que nadie acceda a tus documentos online. Eso sí, si quieres compartir un documento, puedes limitar con quién lo compartes.

Cómo proteger documentos de Apple

Las herramientas ofimáticas de Apple, antaño iWork y que son Pages, Keynote y Numbers siguen el mismo proceso para proteger cualquier documento que quieras. Debes abrir el documento en cuestión, y desde Archivo > Definir contraseña seleccionar una palabra clave que debemos escribir dos veces. También puedes incluir un recordatorio a modo de pista por si te olvidas de la clave.

Desde iCloud también podemos incluir contraseñas en documentos y sin necesidad de abrirlos. Tan simple como ir a la página de iCloud, iniciar sesión con tu cuenta Apple y desde Pages, sin que tengas que abrir los documentos que se muestran ahí, seleccionas uno, luego haces clic en el icono de la parte superior en forma de engranaje y entre las opciones que muestra elige Contraseña del documento.

Cómo comprimir cualquier archivo con contraseña

WinRar, WinZip o 7-Zip son programas que te permitirán comprimir cualquier archivo y cifrarlo con contraseña. Es muy útil si quieres enviar documentos por correo electrónico o archivarlos de forma segura en un disco externo o en el dispositivo que desees.

En cuanto bajes el programa deberás hacer clic con el botón derecho sobre la carpeta o archivo y seleccionar la opción Añadir al archivo, escribir el nombre para la carpeta comprimida -puedes dejar el que viene por defecto- y pulsar en Establecer contraseña, que deberás escribir y repetir a modo de confirmación. Además, activando la opción Codificar nombres de fichero, WinRAR -o el programa de esta clase que emplees- codificará los datos para proporcionar un nivel mas alto de seguridad. Eso sí, esta posibilidad únicamente se encuentra disponible cuando se usa el formato RAR, no en ZIP.

Otro de los programas que puedes utilizar para cifrar y descifrar datos es AxCrytp, un programa open source gratuito emplea el algoritmo AES con un largo de clave de 128 bits. Una opción recomendable es cifrar el archivo en modo auto-ejecutable y mantener el original, de forma que el destinatario no precisa tener la aplicación instalada. Podrás elegir la clave de cifrado que quieras e incluso emplear un archivo denominado “fichero llave” para cifrar y descifrar nuestros archivos.