Universidad Veracruzana

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Solicitud de Claves Telefónicas

Politicas
Descripción Políticas Diagrama Formatos Documentos de Consulta Calendarios Atención a usuarios Preguntas Frecuentes

DESCRIPCIÓN:

El presente procedimiento tiene como objetivo, establecer las directrices a seguir en la solicitud de alta, cambio, bajas y suspensión de las claves telefónicas para los empleados activos de la Universidad Veracruzana.

ALCANCE:

Es para funcionarios, comunidad académica y administrativa de la Universidad Veracruzana.

POLÍTICAS:

Para la autorización de la Dirección General de Tecnología de Información de cualquier petición y/o solicitud presentada por la entidad o dependencia ya sea alta, baja, cambio o suspensión de permisos para los servicios de claves telefónicas, debe de apegarse a las siguientes políticas:

1. DISPOSICIONES GENERALES.

1.1. Las llamadas locales, de celular y larga distancia – nacional, internacional y mundial, quedan restringidas pudiéndose realizar solamente mediante una clave de acceso al servicio.

1.2. Las llamadas a números 01 900 estarán restringidas, excepto cuando la naturaleza de las funciones así lo demande y contando con autorizaciones previas, tanto del titular de la dependencia solicitante, como de la Dirección General de Tecnología de Información.

1.3. Los perfiles de claves telefónicas son:

  • Locales.
  • Larga distancia nacional.
  • Larga distancia internacional.
  • Larga distancia mundial.
  • Celular (044).
  • El que llama paga (045).
  • 01 800.
  • 01 900.

1.4. La Dirección General de Tecnología de Información, se reserva la responsabilidad de autorizar aquellas solicitudes de claves con acceso al servicio de telefonía celular, previo análisis de las necesidades de comunicación de la dependencia solicitante, como medida preventiva para no incurrir en consumos excesivos en este rubro. Los perfiles que se consideran acreedores a este tipo de llamadas son: secretarios, directores generales y directores de entidades académicas y administrativas.

2. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE TITULARES DE LAS ENTIDADES ACADÉMICAS Y DEPENDENCIAS.

2.1. DERECHOS

2.1.1. Recibir el servicio de autorización y asignación de claves telefónicas a usuarios en apoyo al desempeño de sus funciones.

2.1.2. Recibir atención oportuna a las solicitudes de asignación de claves telefónicas o modificación a las mismas por parte del Departamento de Administración de Servicios de Telefonía, así como, el seguimiento al levantamiento y solución de un reporte levantado.

2.2. OBLIGACIONES

2.2.1. Supervisar que el uso del servicio telefónico sea exclusivamente para asuntos propios de las actividades institucionales encomendadas y no personales. Así como vigilar el uso racional tanto en el número de llamadas realizadas, como en la duración de las mismas.

2.2.2. Solicitar de manera oportuna, la suspensión de los permisos de las claves telefónicas asignadas a los usuarios adscritos a su entidad académica o dependencia, y se deberá realizar a través del procedimiento descrito en la sección «Diagrama».

2.2.3. Cuando el usuario con clave telefónica deje de laborar o cambie de entidad académica o Dependencia, a la cual está adscrito es responsabilidad del Titular y/o Administrador de la misma enviar la notificación correspondiente al Departamento de Administración de Servicios de Telefonía, solicitando la baja de la clave asignada así como la asignación de la nueva en caso necesario para el personal que lo suplirá. En caso de no hacerlo, el monto total de las llamadas realizadas con esa clave deberá ser cubierto por la dirección a la que pertenezca

3. ASIGNACIÓN DE CLAVES TELEFÓNICAS.

3.1. Es responsabilidad del usuario gestionar con su jefe inmediato superior, la asignación de clave telefónica, así como el perfil de clave a utilizar de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. Misma, que deberá contar con la autorización del director de la entidad académica o dependencia.

3.2. La solicitud del servicio de clave telefónica, podrá presentarse vía formato impreso o vía web.
       Formato Impreso:

    -Presentar Formato Solicitud de Claves Telefónicas con el id: DGTI-ST-F-02 debidamente llenado con los requisitos solicitados, el cual podrá entregar o enviarlo al correo electrónico institucional a ghernandez@uv.mx@uv.mx (anexando el formato), bajar formato
    – La solicitud será válida únicamente si viene firmada por el titular de la entidad o dependencia solicitante.

       Vía web:

    – Llenar el formato que se encuentra en el siguiente Link
    – Para ser valido la solicitud vía web, las cuentas de correo electrónico solicitadas en dicho formato deberán ser las institucionales.

3.3. Para el caso de las regiones, si la solicitud requiere permisos para realizar llamadas a celular y larga distancia – nacional, internacional y mundial, debe venir firmada por el secretario de finanzas regional.

3.4. Las claves telefónicas asignadas, serán notificadas al titular y/o administrador de la dependencia mediante oficio firmado por el titular del Departamento de Administración de Servicios de Telefonía , con el objetivo de que la entrega sea confidencial y los responsables tengan un control de las claves asignadas a su personal.

4. USO DE LAS CLAVES TELEFÓNICAS.

4.1. Se entiende por buen uso:

  • El utilizar el teléfono como medio de comunicación para asuntos relacionados con sus funciones dentro de la Universidad y no personales.
  • El realizar un uso medido del mismo no excediéndose en la duración y el número de llamadas.
  • El no permitir que un alumno o personal ajeno a la Universidad lo utilice para su uso personal.

4.2. Será responsabilidad del usuario, utilizar la clave asignada de manera racional y estrictamente para llamadas oficiales.

4.3. La clave asignada es intransferible, y el mal uso de la misma será responsabilidad del usuario a quien se le fue asignada dicha clave.

4.4. Si el Usuario a quien se le asigno la clave, incurre en el uso desmedido o en llamadas personales, será acreedor de un descuento vía nómina del importe que se genere, previa notificación y autorización del administrador y/o titular de la dependencia a la cual esté adscrito.

4.5. El no utilizar adecuadamente la clave telefónica será motivo de suspensión de la misma.

DIAGRAMA:

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE CLAVES TELEFÓNICAS DGTi-ST-P-03
Bajar Formato

Usuario:

1. Documenta el Formato de solicitud de clave telefónica DGTI-ST-F-02 (manual o vía web), especificando claramente los permisos requeridos y turna al Departamento de Administración de Servicio Telefónico.

Departamento de Administración de Servicio Telefónico

2. Recibe solicitud y valida la información que este correcta, completa y autorizada por el titular de la entidad o dependencia que está realizando la solicitud.
3. Información completa y correcta?
Si la respuesta es Sí, pasa al punto 7.
Si la respuesta es No, pasa al siguiente punto.
4. Informa al usuario que la información es incorrecta (vía e-mail u oficio).

Usuario:

5. Recibe estatus de solicitud.
6. TERMINA PROCESO.

Departamento de Administración de Servicio Telefónico

7. Valida los permisos solicitados.
8. Permisos especiales?
Si la respuesta es Sí, pasa al punto 11.
Si la respuesta es No, pasa al siguiente punto.
9. Genera clave y solicita programación de permisos.
10. Informa al usuario que la solicitud fue realizada (vía oficio o e-mail), y pasa al punto 5.
11. Valida que el usuario solicitante, es de la región de Xalapa.
Si la respuesta es Sí, pasa al punto 14.
Si la respuesta es No, pasa al siguiente punto.
12. Valida si la solicitud trae autorización de SFR?
Si la respuesta es Sí, pasa al punto 14.
Si la respuesta es No, pasa al siguiente punto.
13. Informa al usuario que los permisos especiales solicitados no fueron autorizados (vía e-mail u oficio) y pasa al punto 5.
14. Recaba autorización de la DGTi.

Dirección General de Tecnología de Información

15. Recibe solicitud para autorización.
16. Autoriza solicitud?
Si la respuesta es Sí, pasa al punto siguiente.
Si la respuesta es No., pasa al punto 13.
17. Regresa autorización al Departamento de Administración de Servicio Telefónico. Pasa al punto 9.

FORMATO DE SOLICITUD DE CLAVES TELEFÓNICAS DGTi-ST-F-02
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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE CLAVES TELEFÓNICAS DGTi-ST-F-02
Bajar Formato Campo/Descripción

1. En este campo se debe seleccionar el nombre del director a quien va dirigido la solicitud y en automático te desplegará el nombre de la dirección, el puesto, correo y extensión a la que pertenece. Por default te aparecerá el nombre de la Directora General de Tecnología de Información.
2. Escribir el nombre del titular de la entidad académica o dependencia que está solicitando el servicio.
3. Escribir el nombre de la entidad académica o dependencia a que está adscrito el titular y el cual solicita el servicio.
4. Escribir el puesto del titular que está solicitando el servicio.
5. Escribir la clave de entidad académica o dependencia.
6. Escribir el correo electrónico (institucional) del titular que solicita el servicio.
7. Escribir el número telefónico o extensión del titular donde se pueda localizar.
8. Debes de seleccionar de la lista desplegable la región a donde pertenece la entidad académica o dependencia que solicita el servicio.
9. Escribir el número de personal del usuario a quien se le asignarán los permisos de clave telefónica solicitados.
10. Escribir el nombre del usuario a quien se le asignarán los permisos de clave telefónica solicitados.
11. Escribir el puesto que desempeña el usuario a quien se le asignaran los permisos de clave telefónica solicitados.
12. Escribir el correo electrónico (institucional) del usuario a quien se le asignaran los permisos de clave telefónica solicitados en caso de que cuente con él.
13. Escribir el teléfono directo o extensión donde el usuario tendrá los permisos solicitados para poder realizar llamadas.
14. Seleccionar el tipo de movimiento solicitado, este puede ser: Alta, baja, cambio o suspensión.
15. En este apartado se debe seleccionar el tipo de permiso que tendrá el usuario para realizar llamadas y este puede ser uno o varios.
16. Describir el motivo por el cual se requieren permisos especiales tales como: llamadas a celulares tanto local, como larga distancia y llamadas internacionales o mundiales.
17. En el apartado de firma de autorización, tendrá que firmar el titular de la entidad académica o dependencia que está solicitando el servicio. Nota: (el nombre del titular lo pone automático al momento de escribir en el apartado 2).
18. Este apartado no se modifica, ya que trae la descripción de la nomenclatura utilizada en el apartado 15 “Tipo de acceso telefónico”.
19,20,21y22. Estos campos deberán ser llenados exclusivamente por el personal de la DGTI (Administrador del servicio) que recibe la solicitud.
23. Debe de ser llenado por el personal de la DGTI (administrador del servicio) y será fecha y hora en que recibió la petición.
24. Debe de ser llenado por el personal de la DGTI (administrador del servicio) y será fecha y hora en que concluyo el servicio solicitado.

NO SE APLICA

CONTACTOS:

Para cualquier duda, dirigirse con:

Jefe de Departamento de Administración de Servicio Telefónico
ghernandez@uv.mx
Lomas del Estadio s/n
Edificio “A” 5to Piso, C.P.91090
Xalapa, Veracruz, México
Teléfono: (228) 842-17-89
Conmutador: (228) 842-17-00, 842-27-00
Extensión: 11789
Fax: (228) 842-17-75.

PREGUNTAS FRECUENTES:

¿Que debo entender por usuario?

    Usuario se entenderá para este procedimiento, al empleado activo de la Universidad Veracruzana que se solicita y se le asigna una clave telefónica.

¿Que debo entender por formato?

    Al documento que se ocupará para realizar la solicitud de claves telefónicas.

¿Que debo entender por SFR?

    Secretario de Finanzas Regional.

¿Que responsabilidades y Autoridad tiene la Dirección General de Tecnología de Información en este procedimiento?

    Será la responsable de autorizar las solicitudes de los usuarios que requieran claves telefónicas con permisos a celular, largad distancia internacional.

¿Que responsabilidad y Autoridad tiene el Departamento de Administración de Servicios de Telefonía?

  • Revisar y darle seguimiento a la solicitud de claves telefónicas
  • Dar el visto bueno a las solicitudes de claves telefónicas que no requieran el permiso a celular, larga distancia internacional y 01 900.
  • Crear la clave telefónica en sistema solicitada por el usuario.
  • Gestionar ante el Departamento de Operación Telefónica la programación de permisos en conmutador asignados al usuario.
  • Informar al usuario sobre el estatus de su solicitud.

¿Cuando puedo realizar una solicitud de claves telefónicas?

    De Lunes a Viernes de 09:00 a 19:00 hrs.

¿A través de que medios puedo realizar una solicitud de claves telefónicas?

    -Presentar Formato Solicitud de Claves Telefónicas con el id: DGTI-ST-F-02, el cual podrá entregar en el Departamento de Administración de Servicio de Telefonía o enviarlo al correo electrónico institucional a ghernandez@uv.mx@uv.mx, bajar formato
    – Vía web, que se encuentra en el siguiente Link

¿Para que sea valida la solicitud de clave telefónica, quien debe firmarla?

    el Jefe inmediato superior y contar con la autorización del director de la entidad académica o dependencia.
    Si la solicitud es de región y tiene permisos especiales, deberá autorizar el Secretario de Finanzas Regional

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